Giải Pháp Phòng Họp Không Giấy Tờ MICHEC-ONE On-Premise LAN

Trong quá trình chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp và tổ chức đang từng bước thay đổi cách tổ chức, quản lý và điều hành cuộc họp. Việc in hàng trăm trang tài liệu, phát hồ sơ cho từng đại biểu, điểm danh thủ công, quản lý lượt phát biểu hay tổng hợp phiếu biểu quyết không chỉ mất thời gian mà còn tạo ra nhiều khó khăn trong quản lý thông tin. Giải pháp phòng họp không giấy tờ MICHEC-ONE được phát triển nhằm số hóa quy trình này trên một nền tảng quản lý tập trung. Hệ thống hỗ trợ từ khâu chuẩn bị tài liệu, quản lý đại biểu, điểm danh, điều hành phát biểu, biểu quyết đến tổng hợp kết luận và biên bản sau cuộc họp. 

Tổng quan giải pháp phòng họp không giấy tờ MICHEC-ONE On-Premise 

MICHEC-ONE là hệ thống điều hành và quản lý cuộc họp nội bộ, được xây dựng để thay thế nhiều quy trình sử dụng tài liệu giấy và thao tác thủ công bằng một môi trường làm việc số tập trung. Ở phía quản trị, Chủ tọa, Thư ký và IT Admin sử dụng ứng dụng để quản lý nhân sự, thiết lập cuộc họp, phân quyền tài liệu, bố trí chỗ ngồi và theo dõi trạng thái cuộc họp. Trong quá trình diễn ra cuộc họp, hỗ trợ theo dõi điểm danh, danh sách đăng ký phát biểu, phiên biểu quyết và kết quả theo thời gian thực.

Điểm đáng chú ý của MICHEC-ONE là khả năng triển khai On-Premise LAN. Máy chủ và cơ sở dữ liệu có thể được đặt tại hạ tầng server của đơn vị, giúp tổ chức chủ động hơn trong việc quản lý dữ liệu cuộc họp và kiểm soát hệ thống nội bộ. Trong trường hợp có yêu cầu mở rộng, kiến trúc cũng có thể được thiết kế để kết nối qua Internet theo chính sách và phương án bảo mật của từng dự án. 

Những tính năng nổi bật của phòng họp không giấy tờ MICHEC-ONE

Các chức năng của MICHEC-ONE có thể được chia thành ba nhóm chính: quản lý tập trung – điều hành cuộc họp – tích hợp thiết bị. Ba nhóm chức năng này phối hợp với nhau để tạo thành một quy trình xuyên suốt thay vì vận hành nhiều phần mềm và thiết bị riêng lẻ.

Quản lý cuộc họp, tài liệu và đại biểu tập trung

Thông qua App, Thư ký hoặc người quản trị có thể khởi tạo cuộc họp, thiết lập thời gian, lựa chọn thành phần tham dự, quản lý danh sách cán bộ và phòng ban, phân quyền tài khoản cũng như chuẩn bị tài liệu cho từng nội dung chương trình.

Tài liệu cuộc họp được số hóa và đưa lên hệ thống thay vì phải in thành nhiều bộ hồ sơ. MICHEC-ONE hỗ trợ các định dạng phổ biến như PDF, Word, Excel… Đại biểu có thể xem tài liệu trên màn hình điện tử với các thao tác như lật trang, phóng to/thu nhỏ, chuyển nhanh tới trang cần đọc hoặc tìm kiếm từ khóa. 

MICHEC-ONE còn cung cấp sơ đồ chỗ ngồi. Người quản trị có thể xây dựng sơ đồ phòng họp và bố trí từng đại biểu vào vị trí cụ thể, đồng thời phân loại các vị trí như Chủ tọa, VIP, khách mời, đại biểu chính thức hay thư ký.Trong quá trình họp, sơ đồ có thể thể hiện trạng thái của đại biểu như đã có mặt, vắng mặt hoặc đang phát biểu, giúp Chủ tọa và Thư ký theo dõi phòng họp.

Điều hành phát biểu, biểu quyết và biên bản 

Khi cần đóng góp ý kiến, đại biểu có thể đăng ký phát biểu trực tiếp trên Windows Client; yêu cầu được chuyển tới chủ tọa để theo dõi, sắp xếp và phê duyệt lượt nói. Hệ thống có thể tích hợp với micro hội nghị tương thích để quyền phát biểu. Với các nội dung cần lấy ý kiến, Chủ tọa có thể khởi tạo phiên biểu quyết điện tử, hỗ trợ biểu quyết công khai hoặc bỏ phiếu kín; kết quả được hệ thống tự động tổng hợp và hiển thị ngay sau khi hoàn tất. Khi cuộc họp kết thúc, Thư ký nhập nội dung kết luận, đồng thời MICHEC-ONE tổng hợp thông tin tham dự, kết quả biểu quyết và nội dung kết luận để hỗ trợ xuất biên bản cuộc họp dưới định dạng PDF/Word, giảm đáng kể các thao tác tổng hợp thủ công. 

Tích hợp đồng bộ thiết bị phòng họp qua Open API

MICHEC-ONE có thể ứng dụng AI như một trợ lý cuộc họp, giúp giảm khối lượng công việc thủ công cho chủ tọa và thư ký. AI có thể hỗ trợ chuyển giọng nói thành văn bản, ghi nhận nội dung phát biểu, tóm tắt các ý chính, nhận diện nhiệm vụ cần thực hiện sau cuộc họp và hỗ trợ soạn biên bản từ dữ liệu đã được ghi nhận. Thay vì phải nghe lại toàn bộ nội dung và tổng hợp biên bản thủ công, người phụ trách có thể sử dụng bản tổng hợp do AI đề xuất để kiểm tra, chỉnh sửa và phê duyệt. Khi kết hợp với dữ liệu về đại biểu, tài liệu, lượt phát biểu và kết quả biểu quyết trên MICHEC-ONE, AI có thể giúp biến dữ liệu của cuộc họp thành thông tin có cấu trúc, dễ tra cứu và thuận tiện hơn cho việc theo dõi công việc sau cuộc họp.